退職メールの書き方や例文のご紹介をします。メールで印象の良い挨拶を心がけ、失礼のないようにするには、どのような例文で締めくくればよいかがわかります。社外への退職メールを書くときに、気を付けることは何か、社外へのビジネスメールを書く参考にしてください。
社外への退職挨拶はメールでもいいの？
社外への退職のあいさつは、メールでのあいさつで送ることが一般的です。
本来、退職の挨拶は、一人一人に直接会い対面でのあいさつが望ましいですが、数が多かったり、距離が離れていたり、忙しい合間を縫って時間を作ってもらうことはかえってマナー違反になりかねません。
迷惑にならないためにも、社外へはメールでの挨拶がおすすめです。今回は、社外向け退職の挨拶メールについてをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
退職挨拶メールの目的とは
挨拶メールには、お世話になった人への感謝を伝える目的があります。それに加えて、会社のイメージを損なわないためにも、最後の最後まで気持ちの良い挨拶で締めくくる自分や周囲の人へのけじめでもあります。
退職の挨拶は社会人としてのマナーです。マナーがなっていなければ、会社の評判を落としてしまうことにもつながりますので、社会人としての礼儀正しさで、会社のイメージを損なわないためにも必要です。
社外への退職挨拶メールのマナー6つ
相手に良い印象を与える退職挨拶メールはどのようなものなのでしょうか。こちらでは、相手に失礼がないための、退職挨拶メールを送るときのマナーについてを6つご紹介します。
下記で、退職挨拶メールの、宛名、挨拶、自己紹介、用件の書き方など、社外への退職メールの書き方書き方のコツをご紹介しますので、これから退職をされる方は、ぜひ、参考にしてください。
社外への退職挨拶メールのマナー1：送るタイミング
社外への退職挨拶メールのマナー1は、「相手に退職メールを送るタイミング」についてです。退職メールを送る時期は、早くても退職する2、３週間前ぐらいにとどめておくのがマナーです。
退職の数か月前に送ってしまうと、相手側が引き継ぎは誰になるのかなど、あらぬ心配をしてしまいかねません。取引先などに不安を与えたり誤解を招くことを防ぐためにも、適切なメールを送る日にちをあらかじめ決めておきましょう。
社外への退職挨拶メールのマナー2：退職日を明記する
社外への退職挨拶メールのマナー2 は、「退職日を明記する」です。
退職メールを送られた相手は、退職した日にちが明確でないと混乱してしまいます。自分がいつ退職するのかを相手側にはっきり書き示しておきましょう。
社外への退職挨拶メールのマナー3：後任者や引継ぎを明記する
社外への退職挨拶メールのマナー5は、「後任者や引継ぎを明記すること」です。後任者や引継ぎ者の名前などを明記し、後任者を紹介しましょう。
顔合わせを行いたい旨を明記する場合は、後任者に業務の引継ぎを終えた日時を想定し、顔合わせの日程候補も明記しておけば、より親切でスムーズなコミュニケーションが可能になります。
社外への退職挨拶メールのマナー4：理由は「一身上の都合」とする
社外への退職挨拶メールのマナー4は、退職の理由は「一身上の都合」にすることです。
ビジネスメールではプライベートな内容は書かないようにします。公私混同は、問題に発展することがあるため、会社の信用を失うことに繋がりかねません。
社外への退職挨拶メールのマナー5：私用連絡先は書かない
社外への退職挨拶メールのマナー5は、「私用連絡先は書かない」です。会社を通して仲良くなり、今後も連絡を取り合いたい場合は、個別に連絡しましょう。
一斉送信で使用連絡先を書いてしまうと、仕事のオファーなどがあった場合に、会社のデータを利用してビジネスをしていると思われかねません。会社の顧客情報を使用してメールを一斉送信する場合には、使用連絡先を書かないことです。
社外への退職挨拶メールのマナー6：一斉送信なら「Bcc」で送る
社外への退職挨拶メールのマナー6は、「一斉送信なら「Bcc」で送る」です。送信メールによく利用される宛先の種類、「TO」の代わりに「BCC」を使用します。
BCCでのメールの送信では、アドレスが相手側に表示されないため、ビジネスシーンでは社外に一斉送信などの共有相手にメールを送る際に使用されています。
ただし、100件以上のメールは、受信キャリアから迷惑メール業者と判断されブロックの可能性があるため注意が必要です。
社外への退職挨拶メール例文
社外への退職挨拶メールの例文があれば、退職挨拶メールの書き方の参考になるのではないでしょうか。
こちらでは、一度にたくさんメールが送れる一斉送信の場合の例文と、個別送信の場合の2例をご紹介します。
数が多い場合は一斉送信が適切な方法ですが、そうではない場合は、個別に送信することで安心感や信頼を得ることができるでしょう。お世話になった方への感謝の例文をぜひ参考にして、退職挨拶メールの作成をしましょう。
一斉送信の場合
件名 退職のご挨拶 会社名 名前
お取引先各位
いつもお世話になっております。
株式会社△△△の○○でございます。
私事ですが、この度、一身上の都合により、9月末をもって退職することになりました。最終出社日は9月○日の予定です。
在職中は、大変お世話になりました。心より感謝申し上げます。
本来なら直接お会いしてご挨拶に伺いたいのですが、メールでのご挨拶になりお詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の○○が引き継ぎます。後日改めて○○がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
末筆ですが、○○様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
個別送信の場合
株式会社○○○
□□営業部
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○でございます。
私事で大変恐縮ですが、この度、一身上の都合により、○月○日に退職することになりました。最終出社日は〇月○日の予定です。
○○様には何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。
本来なら直接お会いしてご挨拶に伺いたいのですが、メールでのご挨拶になりお詫び申し上げます。
引継ぎは、後任の○○へ行っています。後日あらためて○○がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展と、□□様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
社外への退職挨拶メールのポイント
マナーは相手への思いやりと考えて、お客様や上司の信頼を得ることが大切です。ビジネスメールは、具体的で簡潔に書くことが望ましく、相手に失礼のないように、会社名なども略さずに総称を書くのがマナーです。
ビジネス文書をご紹介しますので、ぜひ参考にして社外メールで退職の挨拶作成してください。
件名は一目で用件がわかるように
ビジネスメールは、件名は一目で用件がわかるようにするのがマナーです。社外への退職メールの書き方も、宛名を一目見て取引先からわかるようにします。
書き方は、件名が「退職のご挨拶＋会社名＋名前」のように、自分が誰だかわかるように、件名の中に、用件と、会社名、フルネームを記すようにします。
一斉送信の場合は宛名は「お取引先各位」
一斉送信の場合の件名は、一目で用件がわかるように「お取引先様各位」、または「関係者各位」とします。
社外への退職挨拶メールは、人数が多ければ時間と手間がかかって大変ですので、一斉送信で送りましょう。
可能であれば直接挨拶しよう
ビジネスシーンに欠かせない電子メールですが、情報伝達手段として便利な反面、不用意な発言や、言葉足らずなミスなどで、知らず知らずに相手を不愉快にさせることがあり心配なこともあるでしょう。
社外への退職の挨拶メールは、相手に直接会って感謝を伝えることで、気持ちや親しみが伝わり、お互いに清々しい気分で締めくくれそうですので、可能であれば社外へ直接挨拶に伺いましょう。