一般事務の職務経歴書が必要になった場合、どう準備したらよいのか不安になる方も多いのではないでしょうか？フォーマットなどもないため難しく考える方も多いようです。ですので今回は一般事務の職務経歴書の書き方やコツなどをご紹介していきたいと思います。
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一般事務の職務経歴書
就職活動を行って、いざ面接が決まったとき必要になるのが職務経歴書です。履歴書などと一緒に提出することが多いはずです。今回は“一般事務の職務経歴書”の書き方やコツなどについてご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
職務経歴書とは？
就職活動や、転職活動において必要になってくる職務経歴書（一般事務であっても、一般事務でなくても職務経歴書は必要になります）ですが、履歴書などとは違いお手本などが用意されていない場合も多く、履歴書を作成するよりも難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。
ですので今回は、まず最初に職務経歴書の書き方についてご紹介させていただきます。履歴書とは違い、名前や生年月日、学歴や趣味などを記載するものではなく、ご自身が働いてきた経歴だけを記載する書類になります。
難しいと感じがちな職務経歴書ですが、基本的な決まりなどもあるため、ポイントさえ押さえていけば、難しく感じることなく作成することができます。
一般事務の職務経歴書の書き方
職務経歴書は手書きではなく、パソコンで作成しましょう
まず一般事務の職務経歴書でも一般事務の職務経歴書でなくても、職務経歴書はパソコンで作成していきましょう。履歴書は手書きの場合がほとんどだと思いますが、職務経歴書はパソコンで作成していきます。
現在では職務経歴書を作成するためのソフト（アプリ）などもありますので、ソフトに関しましてはあとで、ご紹介させていただきます。
まずは自己分析をしっかりしましょう
自己分析をすることは面接を受ける際でも、履歴書を作成する際でも必要になってくることなのですが、職務経歴書はあなたの“PR資料”になるのです。ですので会社の人事担当の方などに印象が残るような文章を考える必要があります。
そのためには自己分析をして、ご自信のどこを一番アピールしたいのか、どこが強みなのかなど知っておく必要があるといえます。
求人内容を正確に把握する
今、その会社がどのような方を求めているのかを、正確に把握することで的確なアピールをしていくことができます。履歴書や面接ももちろん大切なのですが、職務経歴書でもあなたの強みを充分にアピールすることができるのです。
また一般事務とひとくくりにしても、企業によって求めている人材は違うのです。ですので一般事務の求人でどのような方が求められているのかを読み取ることも大切ですし、その企業の募集する求める一般事務員像がどのような方なのかを読むとることが大切になっていきます。
氏名、日付を必ず先に入力しましょう
基本的なことなのですが、氏名や日付の記載は必須ですので忘れないように先に入力しましょう。
内容を記入していく
職務経歴書には大きくわけて３パターンの書き方があります。
・ 逆編年体
こちらは今までの経験を新しい順で書いていく書き方です。
新しい順で書いていくため、直近の経験をアピールすることで即戦力になれることを、強調するときなどにオススメの書き方です。
・編年体
こちらは逆編年体と反対の書き方になります。年代順（古い方から）に書いていきます。
この場合同じ職種を続けてこられた方や、初めての転職の方などにオススメの書き方です。ストーリー性を活かすことができるため、順序にそってご自信の経験をアピールすることができます。
ですが転職経験が豊富な方や、職種に一貫性のない方、ブランクがある方などはその部分が一目瞭然になってしまうデメリットもありますが、現在でも多く使用されている書き方です。
・キャリア式
こちらは経歴を時間軸で書いていくのではなく、職歴などは飛び越え仕事内容ごとにまとめていく書き方です。
転職回数が多い方などにオススメな書き方になっています。
ページ数などの記入を忘れずに
ページ数はだいたい２～３ページでおさめるといいでしょう。そしてページ数を用紙の下の部分に記入することを忘れないようにしましょう。
スキルなどのアピールを記入する
自己PRと称して、ご自身が所有しているスキルや資格、また今までの経験の中で活かせるようなことを記入していきましょう。ここで資格やスキルをPRすることは、企業側の目に止まるようにするためにも大切なことです。しっかり今までのがんばったことなどをアピールしていき、人事担当の方や、採用担当者の方の目に止まるようにしていきましょう。
志望動機なども明確に
基本的に経歴などはコピー・複写などしている方も多いでしょうが、志望動機などを記載する際は、企業事にきちんと考え、その企業が求めている人材を読み取った上で記入していくことが大切です。
企業の中には、今までの実績や経験などよりも個人から感じる“仕事への意気込み”を重視している企業もありますので、そういった場合ですと、志望動機などをしっかりと記入することが採用に近づく大きな一歩になるといえます。
全体の見直しを入念に
ここまでは一般事務の職務経歴書の書き方をご紹介してきましたが、最後に全体の確認は入念に行いましょう。企業を受けた際の合否に大きく関わってくるかもしれない、書類の作成です。「必要な文章の抜けはないのか、また誤字・脱字はないのか」などしっかりとチェックしていきましょう。
できることならここで、ご自身以外の方に目を通してもらうことで、より正確なチェックができるといえます。
一般事務の職務経歴書を作成する際のコツ
前職（在職中の職務）が一般事務で、これから一般事務を受けようと思っている方は、逆編年体で作成していくことをオススメします。上記でもご説明したように、逆編年体は直近の経験から順に書いていくため、一般事務から一般事務ということをアピールすることで、即戦力になれるということをあなたの強みとして、企業にアピールしていくことができます。
また今まで何度も転職を経験されてきた方ですと、キャリア式で作成することによって、転職回数が多いということを強みとしてアピールすることができます。
また、文章を長々と書き連ねていくより、伝えたいこと、アピールしたい部分をうまく要約させて、短く正確に記入することを心がけることにより、あなたの職務経歴書を拝見する方の負担が減るとともに、しっかりと最後まで目を通してもらいやすくなります。そのため「文章が長ければいい」というわけではなく、要約させ、目に止まるようにすることが大切になるそうです。
また伝えたいポイントの軸がずれることのないように意識していき、読み手の気持ちを考えることが大切です。
目に止まる職務経歴書で最大限にアピールしよう！
たくさんの募集の中から選ばれる方は、なにがすごいのでしょうか。
経験やスキルも大切かもしれませんが、先ほどご紹介したように仕事に対しての熱意を大切にしている企業もたくさんあります。同じ一般事務の求人であったとしても企業ごとに求める人材はかわってくるのです。
ですので、企業の求める人物像をしっかりと読み取り、ご自身を最大限にアピールしていきましょう。アピールすることはあなたの武器になります。
現在ではさまざまなサイトで職務経歴書作成のサポートも行ってくれます。形式として整えるのは当然の時代になってきていますので、熱意をつたえられるようなものにしましょう。