自分の仕事の進め方は段取りが悪いと感じたことはありませんか。段取りが悪くなる状況には原因があり、その原因を知ることで改善方法もわかります。なぜ段取りが悪くなるのか、どうすれば改善できるのか、原因と改善方法をご紹介します。
段取りが悪いと何かと損をすることが多い
仕事をしていて、「自分は段取りが悪い」と感じることはありませんか。
頼まれた仕事を上手くこなすことができなくていつも締め切りギリギリになっていたり、予定しているタスクをこなすことに精一杯でほかの仕事を請け負うことができないなど思い当たる方もいるでしょう。
そんなときには、なぜ段取りが悪くなるのかを考えてみてはどうでしょう。今回は、段取りが悪い原因と改善方法をご紹介します。
段取りが悪い原因10個
タスクをこなすとき、自分のやり方は段取りが悪いと感じることはありませんか。もしそう感じているのならば、段取りが悪くなる原因が必ずあります。
どうして段取りが悪くなってしまうのか、原因を知ることで解決できることもあります。ここでは段取りが悪くなる原因を見ていきましょう。
段取りが悪い原因1：一つのことにしか集中できない
段取りが悪い原因1つ目は、1つのことにしか集中できないことが挙げられます。
例えば、こなさなければいけないタスクは複数あるのにも関わらず、1つのタスクに集中しすぎて時間をかけすぎているということはありませんか。
やらなければいけないことが複数あるときには、どのタスクにどのくらい時間がかかるのか、またどれくらい時間をかければいいのかを考えて行動してみましょう。
段取りが悪い原因2：優先順位をつけることが下手
段取りが悪い原因2つ目は、優先順位をつけることが下手ということが挙げられます。
複数の仕事をこなすとき、自分に振られた仕事を振られた順番どおりにこなしているということはありませんか。
仕事を始める前には、仕事の内容を確認してどれを早めに終わらせなければいけないのか、どれに時間をかけなければいけないのかなど、優先順位をつけてから仕事を始めていきましょう。
段取りが悪い原因3：効率よく時間配分できない
段取りが悪い原因3つ目に挙げられるのが、効率よく時間の配分ができないことです。
1つのタスクに複数の人が携わっている場合、ほかの人の作業が終わらなければ自分の作業ができないというときに終わるまで待っていたり、タスクを終わらせる時間を決めていないということがありませんか。
こういった場合、タスクにかける時間を効率よく配分できずに段取りを悪くしている可能性があります。
段取りが悪い原因4：予定を立てることが苦手
段取りが悪い原因4つ目が、予定を立てることが苦手なことが挙げられます。
複数あるタスクの締め切りを1つずつスケジュールに落とし込んでいるということはありませんか。タスクが複数ある場合1つずつのタスクを確認してスケジュールに落とし込んでいては、全体のスケージュールを把握することができず、上手く予定を立てることができません。
予定を立てるときには、長期間で見通してスケジュールを落とし込んでいきましょう。
段取りが悪い原因5：仕事内容を理解していない
段取りが悪い原因5つ目に挙げられるのが、仕事内容を理解していない点です。
まだ仕事についてよくわかっていないときなど、仕事内容を理解していないときどうしても仕事の効率が悪くなってしまい、段取りが悪いと注意された経験をした方も中にはいるでしょう。
わからないことがあればすぐに確認をするなど、仕事内容をしっかりと理解することで段取りよく仕事をこなしていくことができます。
段取りが悪い原因6：仕事内容にこだわり過ぎている
段取りが悪い原因6つ目は、仕事内容にこだわり過ぎている点です。
なんでも完璧にタスクをこなさなければならないなど1つのタスクに時間をかけすぎたり、見た目を重視しすぎて余分な手間をかけて仕上げていることはありませんか。手抜きをすればいいわけではありませんが、仕事内容にこだわり過ぎることで全体の段取りが悪くなる可能性が高まります。
仕事内容にこだわり過ぎずに仕上げていくようにしましょう。
段取りが悪い原因7：仕事の仕分けができない
段取りが悪い原因7つ目に挙げられるのは、仕事の仕分けをしていないことです。
これは自分の仕事だからと全ての工程を一人でこなしてしまえば、タスク全体を見たときに時間がかかり過ぎていることがあります。仕事に責任を持つことは大切ですが、一人で背負い過ぎて効率が悪くなれば時間を無駄に使ってしまいます。
自分がしなければいけないこと、ほかの人に頼めることを仕分けながらタスクをこなしていくようにしましょう。
段取りが悪い原因8：思いつきで行動している
段取りが悪い原因8つ目は、思いつきで行動している点です。
タスクに取りかかるときやこなしている最中に、こうすればもっと良くなるかもと思いつきだけで行動していませんか。スケジュールの確認を怠ったり締め切りまでにどれくらい時間がかかるのかなどをチェックしてから動かなければ、段取りも悪くなってしまいます。
よいアイデアであっても、期間内でできるかどうかを検討せずに取りかからないようにしましょう。
段取りが悪い原因9：想定外の出来事に対処できない
段取りが悪い原因9つ目に挙げられるのが、想定外の出来事に対処できない点です。
1つのタスクを終わらせるスケジュールをぎちぎちに入れていれば、緊急で入る仕事をこなすことが難しくなってしまい、上手くタスクをこなすことができません。
全ての工程が順調に進む予定でスケジュールを立てると、アクシデントがあったときに対処する時間を取ることができません。予定に組み込むときには、余裕を持たせましょう。
段取りが悪い原因10：臨機応変な対応ができない
段取りが悪い原因10個目は、臨機応変に対応することができない点です。
仕事を進めていると緊急で別の仕事をしなければいけなくなることや、アクシデントが起こって急な変更をしなければいけないことがあります。そのようなときに混乱して臨機応変な対応ができなければ、段取りも悪くなってしまいます。
なにかアクシデントがあったときなどは、冷静になって、臨機応変な対応を心がけるようにしましょう。
段取りが悪い状況を改善させる方法3つ
自分は段取りが悪いと感じているのなら、その原因を知って改めていきましょう。原因を知ることでどのように行動していけばいいのかがわかります。
では、段取りが悪い状況を改善する方法にはどのようなものがあるのでしょう。段取りが悪い状況を改善させる方法をご紹介します。
段取りが悪い状況を改善させる方法1：手を動かす前に頭で考える
段取りが悪い状況を改善させる方法1つ目は、手を動かす前に頭で考えることです。
1つのタスクに取りかかるときすぐに始めるのではなく、締め切りがいつなのか、それまでどのような工程と時間をかけるのかなどを頭の中で組み立てていきましょう。そうすることで段取りを考えながら仕事を始めることができます。
頭の中で考えるのが難しいという場合は、ノートに書きだして段取りを決めてみてもいいでしょう。
段取りが悪い状況を改善させる方法2：自分のやり方に固執しない
段取りが悪い状況を改善させる方法2つ目は、自分のやり方に固執しないことです。
自分にはこの進め方が合っている、こうすることが一番だと自分のやり方に固執することで、段取りが悪くなることもあります。こういったときには、自分のやり方に固執せずにほかの方法で仕事を進めていきましょう。
周りの意見に耳を傾けたりほかの人のやり方を取り入れることで、効率よくタスクをこなすことができる場合があることを知りましょう。
段取りが悪い状況を改善させる方法3：優先順位を付けて仕事に取り組む
段取りが悪い状況を改善させる方法3つ目は、優先順位を付けて仕事に取り組むことです。
振られた順番で仕事をこなしていれば、後から振られた仕事の方が締め切りが早い場合余裕がなくなります。また、時間のかかる仕事を優先してしまえば、そのほかの仕事に影響が出るなど効率も悪くなってしまいます。
複数のタスクを始めるときには、先に優先順位をつけてから取りかかるようにしましょう。
段取りが悪い状況を改善しましょう
段取りが悪い原因と改善方法についてご紹介しました。
「段取りが悪い」と一言でいってもその原因は複数あります。タスクをこなしていく上で段取りが悪いと感じれば、その原因はどのようなことにあるのかをしっかりと自覚することが大切です。
原因がわかれば改める方法もわかります。どうすれば原因を取り除くことができるのか、改善方法としてどのような行動を取ればいいのかを考えて状況を改善していきましょう。