就活やアルバイトの面接で必ず必要になるのが履歴書です。本文を丁寧に書き、顔写真をしっかりと貼り付けるのも大切です。しかし、履歴書は封筒の入れ方も評価に影響する可能性があります。とても細かいですが、封筒の書き方・入れ方・送り方まで選考に関わる可能性もあるのです。
履歴書を入れる封筒の書き方
就活の説明会やアルバイトの求人で、「履歴書を郵送してください」と言われることは多いでしょう。履歴書を郵送する際は当然封筒に入れますが、その封筒にもきちんとした書き方があるのです。宛名の書き方は勿論、封筒の種類ですら注意を払わなければなりません。
「そんな細かいことまで注意しないといけないの？」と思う人もいるでしょう。ですが、履歴書は法律的にも特別なものに位置づけられる、とても大切な書類です。郵送する前に必ずこれから説明する要点を押さえておきましょう。
履歴書を入れる封筒の基本的な書き方一覧
| 宛名は封筒の中央に書く（宛名や差出人名・住所は縦書きがベスト） |
| 宛名は個人名を書く場合「○○様」、企業名や部署名の場合は「御中」 |
| 裏の封には中央に「〆」マークを書く |
履歴書を入れる封筒の宛名や住所の書き方は、他の一般的な封筒の書き方とほぼ同じです。宛名は大きめに、また封筒の中央に来るように書きましょう。宛名や住所を横書きにして郵送しても届きますが、縦書きの方がフォーマルで良い印象を与えることが出来るでしょう。
宛名の書き方にも注意が必要です。宛名が個人名の場合は「山田 太郎様」のように「様」を使い、個人名が分からず会社名や部署名を宛名に書く場合は「株式会社田所出版 人事部 御中」のように「御中」と書きます。宛名のマナーは基本のビジネスマナーなので、この機会に覚えておくと良いでしょう。
履歴書を入れたら糊でしっかり封をし、中央に「〆」と書くと丁寧な印象です。あくまで書けばより丁寧というだけなので、書かなければならないというわけではありません。履歴書の入った封筒はのり付けさえしっかりできていれば印象を落とすことにはならないでしょう。
封筒の左下に赤字で「履歴書在中」と書く
履歴書を入れる封筒ならではの書き方で、表の左下に「履歴書在中」と書くのが決まりです。文字の周りは四角で囲っておきましょう。色は何色でも良いですが、目立ちやすい赤字で書くのが一般的です。
これを書くことで「この封筒の中には履歴書が入っています」ということが一目で分かる上に、郵送の場合郵便局が大切に扱ってくれます。これは請求書を郵送するなど、会社に入社しても使えるビジネスマナーなので覚えておくと良いでしょう。
履歴書の郵送は封筒の色と大きさにも注意
履歴書を入れる封筒は、角形A4号か角形2号というサイズの封筒を使いましょう。いずれもA4用紙を折ることなくそのまま入る大きさです。詳しくは「履歴書の封筒への入れ方」で説明しますが、基本的に履歴書を折るのは印象を悪くする大きな要因なので、長形封筒を使うのは避けましょう。
色は特に決まりはありませんが、白色が一番良いでしょう。茶色も主流ですし会社でも使われるものですが、かっちりとしたイメージのある白に比べてカジュアルすぎると思われるリスクが高いです。また白封筒は「履歴書在中」という字も目立たせやすいです。
このように白封筒は丁寧で好印象ではありますが、白いが故に中に入れた書類が透けやすいというデメリットもあります。中身が透けて見えてしまうのも少し不格好です。厚みのある封筒を選ぶか、添え状を入れて履歴書が透けて見えないようにしておきましょう。
履歴書の封筒への入れ方
履歴書を会社に郵送する際は、封筒の入れ方にもマナーがあります。履歴書をさかさまに入れないようにするのは勿論ですが、折り方に関しても気を払わなければなりません。面倒くさいと思わず、必ず確認しておきましょう。
間違っているからといってそれだけで落とされるわけではありませんが、「常識がなっていない人なのだろうか」と不安に感じる人もいます。アルバイトでも正社員の就活でも、最低限のマナーは守るようにしましょう。
基本的に履歴書を折るのはNG
履歴書はA4かB5、またはA3かB4といった大きめな紙であることが多いです。しかし、履歴書は折ってはいけません。折り目がつくと見栄えが悪い上に余計なしわがついてしまいます。
履歴書のサイズがA3かB4である場合は二つ折りにしても大丈夫です。それ以上は折らないようにしましょう。アルバイトの求人応募で使う履歴書は三つ折りでもいいという話もありますが、バイトでも印象を悪くすることもあるため避けた方が無難です。
市販の履歴書によっては、三つ折りに折るための線が印刷されている場合もあります。しかし、その場合も使わない方が良いでしょう。選考に関わらないもので履歴書が必要になって提出を求められた場合は三つ折りにしても良いですが、選考に使われる履歴書はA3・B4の二つ折りに留めておいた方が無難です。
履歴書等の書類はクリアファイルに入れる
就活・アルバイト共通の履歴書を封筒に入れる際の入れ方の基本として、必ず書類は全てまとめて透明なクリアファイルに入れておきましょう。郵送している間に思わぬしわやヨレ、汚れがついてしまうことを防ぐことが出来ます。また、郵送中の雨天によって書類が濡れるリスクも抑えられるでしょう。
クリアファイルに入れておくと、会社で受け取った人が書類を取り出しやすいという利点もあります。入れ方としては送付状が見えるように一番上に置き、次に履歴書、他に職務経歴書など必要な書類があればそれも入れましょう。送付状を一番上に置くのは、書類が封筒の外から透けないようにするためでもあります。
履歴書を入れた封筒の郵送方法
履歴書を入れる封筒の宛名の書き方と、書類の入れ方はこれで完璧です。では次に志望する会社に履歴書を送ることになるのですが、郵送する場合は郵便局のルールに従う必要があります。特に履歴書は普通のお手紙ではないため、送り方によっては法律に抵触する恐れもあり、気を付けなくてはなりません。
送り方を間違えると戻ってきてしまったりして、相手の手元に届くのが遅くなることも考えられます。履歴書を受け付ける期限もあるでしょうから、ミスのないように確認を怠らないようにしましょう。
履歴書は必然的に郵便局を使った送り方で郵送することになりますが、期限まで時間がないなら速達便で出しても構いません。就活でもアルバイトでも「〇日までに履歴書を郵送してください」というお約束があるのなら、必ずそれを守りましょう。逆に、期限まで余裕があるのに速達便で出しても印象が良くなることはありません。
履歴書の郵送する際の送り方と注意点
履歴書を郵送する際の送り方として、まず必要なのは切手です。切手代は封筒の大きさと重さによって変わってきますので、分からなければ郵便局の窓口で量ってもらいましょう。そうすればその場で必要な料金が分かるので精神的にも楽です。
逆に切手代が分からないからと、極端に高額な切手を貼るのは印象が悪くなる原因になります。また少額の切手がたくさんあるからとたくさん貼るのも見栄えが悪くなってしまいます。履歴書が綺麗でも、封筒の書き方・入れ方が良くても、送り方が正しくても、見た目が悪ければ台無しになってしまうというわけです。
履歴書を入れた封筒は大きいため、定形外郵便物として扱われることになります。普通の定形郵便物より若干お金はかかりますが、履歴書を折るわけにはいかないのできちんと郵便料金を払いましょう。
履歴書をメール便で送るのは法律違反
これは送り方というよりも郵送方法の注意点になります。何度も説明しているように、履歴書は「信書」です。信書は郵便以外の送り方は法律で禁じられているため、メール便など日本郵便以外の業者による送り方は使えません。
履歴書を入れた封筒の手渡し方【就活編】
これまで履歴書を郵送する前提で宛名の書き方や送り方を解説してきました。しかし、会社によっては面接で「履歴書を持参してきてください」と言われる可能性もあります。面接会場に手渡しで履歴書を渡すことになるのですが、その場合はどうすれば良いのでしょうか。
ここでは入社選考である就活の場合の持参のし方と手渡し方について解説します。
手渡しする場合でも履歴書は封筒に入れて持参すると好印象
面接の日、会場に履歴書を持参してきて面接官や会社の受付の人に直接渡すことになった場合であっても、封筒とファイル（一般的にクリアファイルと呼ばれるもの）を使います。履歴書は勿論、必要によっては職務経歴書のような書類もまとめて無色のクリアファイルに入れ、更にそれを封筒に入れます。
面接会場で面接官に履歴書を手渡しする際は、封筒とクリアファイルから書類だけを取り出して渡します。会場ではなく受付の人に渡す際は、封筒ごと渡しましょう。郵送と同じように封筒やクリアファイルを使うことで、持参する最中に汚れやしわを防ぐことが出来ます。
手渡しの際履歴書の添え状は必要ない
履歴書を持参して面接で直接手渡しする場合、添え状を作る必要はありません。そもそも添え状というのは「直接会えない代わりの挨拶」と「封筒の中に何が入っているかの案内」です。履歴書を持参する本人がいる場合は、本人が挨拶して説明できるため、添え状はなくて良いのです。
手渡しのケースでは封筒の中に入れるのは履歴書と、必要であれば他の書類だけで問題ありません。面接は限られた時間で行われるものなので、あっても読まれることはほとんどないでしょう。邪魔になるものは入れないようにするのも、相手に対する気遣いの内です。
履歴書を入れた封筒の手渡し方【バイト編】
履歴書が必要なのは就活だけではありません。アルバイトだって選考の際に面接があるところは多い筈です。バイトの面接で「履歴書を持参してきてください」と言われた場合は、どうすれば良いのでしょうか。
アルバイトの履歴書も手渡し方は就活とほぼ同じ
アルバイトの場合も、履歴書の手渡し方は就活のものとさほど変わりありません。履歴書は大切な資料ですから、封筒やクリアファイルに入れて丁寧に扱いましょう。アルバイトだって仕事ですから、就活と違ってぞんざいに扱っても良いというわけではないのです。
学生バイト等でアルバイトは就活の先駆けのような存在になる場合もあるため、正社員の選考ほどマナーに厳しくはない場合だってあります。しかし、就活と同じだけの気遣いと心配りが出来るに越したことはありません。
履歴書が入った封筒の手渡しのマナー
就活やアルバイトの面接での履歴書の手渡し方について紹介しましたが、ここで一度手渡し方の他のマナーについてもまとめて見てみましょう。履歴書を郵送することも、家から持参して手渡しすることも、誰だってやる可能性はあるのです。
就活やアルバイトをする人なら誰もが通る道ですので、手渡し方一つでライバルに思わぬ差が付けられないよう面接前に確認しておきましょう。
履歴書が入った封筒を手渡しする際のマナー・注意点一覧
| 手渡しする際は相手に文字が読める向きで渡す |
| 履歴書は汚れが付いたり飲み物の結露で濡らしたりしないよう丁寧に扱う |
| 面接官に履歴書を手渡しする際、履歴書だけ渡す（封筒とクリアファイルは手元に置いておく） |
| 持参する場合も、履歴書を入れる封筒には「履歴書在中」と書いておく |
| 手渡しの際でも履歴書の封筒には自分の名前と住所、面接日を記入する（宛名は必要ない） |
履歴書を手渡しする基本的なことから、封筒に書く事項もまとめました。手渡しの際も封筒にはあらかじめ必要事項を書いておくと良いでしょう。書き方や書く位置は、最初に解説した「封筒の書き方」と同じで問題ありません。
履歴書を持参する場合は、道中カバンの中身がぐちゃぐちゃにならないように注意しましょう。特に夏だと冷たい飲み物が入ったペットボトルの結露で、履歴書が入った封筒が濡れてしまう…という事態も多発します。乾燥や熱中症対策のためにも水分は持ち歩くべきですが、履歴書や書類を濡らさないように入れる位置には気を払いましょう。
履歴書のコピーをしておくのもお勧め
これはマナーというよりも就活やアルバイトの面接で使えるテクニックのようなものですが、履歴書は書けたら封筒に入れてしまう前に1枚コピーしておくのもお勧めです。履歴書本体を相手に渡してしまっても、コピーがあれば面接の直前まで履歴書に書いたことを確認することが出来ます。
これは手渡しだけでなく郵送する場合でも使える方法です。特に郵送の場合、持参の場合と比べて面接まで日にちが開いていることもありますので、コピーしておけば内容を忘れていない状態で面接に臨むことが出来ます。
封筒に履歴書を入れる入れ方や宛名の書き方も選考の評価に影響する
履歴書を入れる封筒の書き方や入れ方、送り方や手渡し方について解説しました。履歴書の取り扱いや送り方は、就活でもアルバイトでも守りたいポイントを重点的に紹介しています。「こんな細かいことまで…」と思う人もいるでしょうが、会社によっては書類の向きが逆というだけで印象が悪いと感じる人がいるのも事実です。
流石にそのような人は少数ですが、そうでなくてもこれらのマナーは大人としての心遣いです。面接も抜きにこれだけで不採用にされるわけではありません。それでも言葉遣いや態度は良いのに履歴書の送り方やマナーの印象が悪いと、採用してもらえる可能性は下がってしまいます。
履歴書の封筒の書き方・送り方、手渡し方、持参する際の注意事項全てが選考だと思って丁寧に取り扱いましょう。就活やアルバイトをする人ならだれもが通る部分です。完璧にできなくても、出来る限りの心遣いとマナーを尽くすのが就活の第一歩となります。